Kurz und bündig: Ein gutes Office Management hält den Laden am Laufen. Es erlaubt dem Arzt, sich ganz auf seine Patienten zu konzentrieren, und schenkt dem Firmenchef mehr Zeit für seine Kernkompetenzen. Soll der Vorgesetzte oder die ganze Abteilung nachhaltig entlastet werden, braucht es mehr als eine einfache Bürokraft.
Professionelles Offices Management umfasst nach wie vor die übliche Büroorganisation inklusive Ablage, Wiedervorlage, Terminverwaltung sowie die Bestellung von Büromaterialien. Es beinhaltet aber auch die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Geschäftsreisen sowie eventuell die Planung von PR- und Marketingstrategien. In Branchen mit flachen Hierarchien kommt häufig die Pflege der Firmen-Website hinzu. Nicht zuletzt gestaltet der Office Manager (m/w) am Empfangstresen, am Telefon oder per E-Mail die Außenkontakte des Unternehmens und stellt eine wichtige innerbetriebliche Schnittstelle dar.
Um diese vielfältigen Aufgaben souverän bewältigen zu können, braucht es diverse Kompetenzen: Zu diesen zählen neben einem gepflegten Aussehen und dem sicheren Auftreten Kommunikations- und Teamfähigkeit. Da gutes Office Management nicht auf Anweisungen wartet, sondern in hohem Maße selbstständig funktionieren muss, kommt es zudem auf vernetztes Denken, wirtschaftliches Handeln und Kreativität an. Gute PC- und Fremdsprachenkenntnisse werden ebenfalls erwartet. Dauerhaft den Überblick behält nur, wer stressresistent, flexibel und belastbar ist.