Projektmanager haben die herausfordernde Aufgabe, im Spannungsfeld zwischen Zeit, Kosten und Leistung die Balance zu halten – gerade für Neulinge im Projektmanagement kein leichter Auftrag. Wer zum ersten Mal die Leitung eines Projektes übernimmt, kann dabei schnell den Überblick verlieren. Die folgenden drei Tipps zeigen Ihnen, worauf es ankommt.
1. Ziele definieren um Projekterfolge messbar zu machen
Um am Projektende entscheiden zu können, ob das Projektziel erreicht wurde, müssen die Projektziele eindeutig festgelegt werden. Eine grundlegende und realistische Zieldefinition sollte daher immer der erste Schritt in jedem neuen Projekt sein. Für die Definition der Projektziele hat sich die SMART-Methodik bewährt, nach der Ziele spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert sein sollen. Mit dieser Methodik lässt sich nicht nur das Gesamtziel definieren, auch Zwischen- und Teilziele sind auf diese Weise zu bestimmen.
2. Projektcontrolling: Sind die Meilensteine erreicht?
Um Abweichung von der Planung frühzeitig zu erkennen und schnell darauf reagieren zu können, sollten bereits bei der Projektplanung Meilensteine festgelegt werden. Meilensteine beschreiben das Eintreten eines bestimmten Zustands, beispielsweise Termine, zu denen bestimmte Arbeitspakete oder Zwischenergebnisse vorliegen müssen. Der Abgleich von Ist- und Soll-Zustand muss regelmäßig durchgeführt werden. Offenbaren sich hier Verzögerungen, gilt es Gegenmaßnahmen zu bestimmen und durchzuführen. Gerade bei komplexen Projektvorhaben kann der Einsatz einer Projektmanagement-Software dabei helfen, den Überblick über die Meilensteine zu behalten.
3. Kommunikation: Der Schlüssel zum Erfolg
Ein oft unterschätzter Faktor für den Projekterfolg ist eine gut funktionierende und effektive Kommunikation. In Projektteams arbeiten in der Regel Personen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen – hier muss sichergestellt sein, dass alle Beteiligten hinreichend über Aufgaben, Fristen und Verantwortungen informiert sind. Eine regelmäßige Projektkommunikation stellt den Informationsfluss sicher und lässt Krisenherde, z. B. persönliche Differenzen oder Missverständnisse, erkennen und beheben.