Ein Office Manager ist viel mehr als ein(e) Sekretär(in): Diese Position ist die Schnittstelle zwischen Management und Mitarbeitern und verantwortlich für die Effizienz der Büroorganisation und von Arbeitsabläufen. Dabei hat das Berufsbild in den vergangenen Jahren dank fortschreitender Digitalisierung einen enormen Wandel durchlebt. Die Tätigkeiten reichen von Terminorganisation, E-Mail-Verkehr und Kundenanrufen bis hin zur reibungslosen Organisation des Arbeitsalltags in einer Abteilung oder einer Führungskraft.
Welche Aufgaben hat ein Office Manager?
Natürlich machen noch immer klassische Sekretariatsaufgaben wie das Ordern von Büromaterialien, die Betreuung von Gästen oder die Reiseplanung für Mitarbeiter einen Teil der Aufgaben im Office Management aus. Welche anspruchsvolleren Tätigkeiten hinzukommen, hängt von der Größe des Unternehmens ab und davon, ob es sich um ein Back Office oder Front Office mit Publikumsverkehr handelt. Weitere Schwerpunkte im Office Management sind häufig die Unterstützung bei Personalgesprächen, Assistenz der Geschäftsführung bei der Umsetzung von Projekten, die Kommunikation mit anderen Abteilungen und externen Ansprechpartnern sowie das Aushandeln von Rahmenverträgen mit Dienstleistern.
Welche Kompetenzen benötigt ein Office Manager?
Die Methoden für eine strukturierte Arbeitsweise erlernen Sie beispielsweise im Office Management Seminar an der IFF Akademie. Damit Sie auch in stressigen Phasen routiniert Ihre vielfältigen Aufgaben erledigen können, trainieren Sie die Optimierung von Arbeitsabläufen und sensibilisieren sich für das Setzen von Prioritäten und eigenverantwortliches Handeln.
Neben ausreichenden EDV-Kenntnissen, grundlegenden Kompetenzen rund um das Projektmanagement oder in speziellen IT-Anwendungen kommt es im Office Management auch auf Soft Skills an. Ein Büroleiter muss in der Lage sein, auch bei hoher Arbeitsbelastung strukturiert zu arbeiten. Er sollte über Kommunikationsstärke und hohe Eigenverantwortung verfügen und gerade im Umgang mit externen Partnern über ein sicheres Auftreten verfügen. Als Repräsentant seines Unternehmens sollte er selbstverständlich mit einem gepflegten Erscheinungsbild auftreten. Gute Englischkenntnisse sind insbesondere dann von Vorteil, wenn das Unternehmen internationale Kontakte pflegt oder ausländische Standorte betreibt.