Grundsätzlich sind Meetings im Unternehmensalltag unverzichtbar: Bestimmte Abstimmungsprozesse gelingen am besten, wenn alle Beteiligten persönlich anwesend sind. Häufig werden Meetings aber als Zeitfresser ohne konkrete Ergebnisse wahrgenommen. Mit den folgenden fünf Tipps lassen sie sich effektiver gestalten.
1. Meetings nur aus wichtigem Anlass anberaumen
Meetings sollten keine Routine sein, sondern nur bei tatsächlichem Austauschbedarf oder Neuigkeiten abgehalten werden. Betrifft eine Angelegenheit nur einzelne Mitarbeiter, kann es sinnvoller sein, die Betroffenen per E-Mail oder telefonisch zu kontaktieren.
2. Zeit in eine gute Vorbereitung investieren
Wer für ein Meeting die Kollegen von deren eigentlichen Aufgaben abhält, sollte Ihnen eine gut strukturierte Agenda mit klar definierten Tagesordnungspunkten bieten können. Klappt der Ablauf reibungslos und liegen alle wichtigen Unterlagen bereits vor, geht keine wertvolle Zeit verloren. Die Motivation der Kollegen lässt sich durch ansprechende Visualisierungen und den Einsatz weiterer Kreativtechniken erhöhen.
3. Auf das Timing achten
Damit alle Teilnehmer voll konzentriert bei der Sache sein können, sollten Meetings nicht direkt vor dem Mittagessen oder im Anschluss daran stattfinden. Sowohl hungrig als auch im Verdauungsmodus kann der Körper seine geistige Leistungsfähigkeit nicht in vollem Umfang abrufen. Die beste Zeit für ergebnisreiche Meetings ist der frühe Vormittag.
4. Klare Zeitvorgaben setzen
Als besonders unangenehm werden Meetings empfunden, bei denen stundenlang ohne sichtbare Ergebnisse abgewogen und diskutiert wird. Geben Sie daher für Meetings einen festen Zeitrahmen vor und erhöhen Sie damit die Planbarkeit für Ihre Mitarbeiter. Bei längeren Besprechungen sollten Sie alle 45 Minuten eine Pause machen.
5. Ergebnisse festhalten
Damit am Ende des Meetings alle Teilnehmer wissen, warum ihre Anwesenheit wichtig und wertvoll war, sollte ein Protokoll oder ein Maßnahmenkatalog erstellt werden. Insbesondere sind die Fragen zu klären, wie der Prozess weitergeht und wer sich um welche Aufgaben kümmert. Auch sollte ein fester Termin für ein Update vereinbart werden.