Den Medien und der damit einhergehenden Informationsflut zu entgehen, ist in der heutigen Zeit beinahe unmöglich, es sei denn man lebt auf einer einsamen Insel. Für alle anderen geht es bereits morgens früh los: Beim ersten Blick auf das Handy nach dem Aufstehen ploppen bereits die ersten Push-Nachrichten auf. Während des Frühstückes ertönen nach maximal vier Musiktiteln im Radio die Nachrichten oder neuesten Werbeangebote. So wird man bereits in den ersten Minuten des Tages von einer ganzen Welle an Informationen überrollt.
Laut einer Prognose werden 2020 täglich weltweit 306,4 Milliarden Emails versendet und empfangen.
Beschränkten sich vor einigen Jahren die täglichen Informationen auf einige wenige Briefe und Faxe, werden es heutzutage immer mehr. Bis 2024 soll die Zahl, Schätzungen zur Folge, auf etwa 361,6 Milliarden Mails pro Tag steigen. Stets gut informiert zu sein, hat vor allem für Unternehmer eine hohe Priorität. Print- und Onlinemedien, Newsletter, Kontakte auf den verschiedenen Social-Media-Kanälen pflegen, aber auch aktives Networking sind dabei eine große Hilfe. So laufen täglich zahlreiche Anschreiben, Mailings und Newsletter im E-Mail-Postfach ein. Ob unter der allgemeinen Adresse oder der persönlichen, oftmals ist es kaum auf den ersten Blick zu erkennen, welche Informationen tatsächlich relevant und von Bedeutung sind. Alle Nachrichten einzeln zu sichten ist nicht nur mühsam und aufwendig, es ist auch zeitraubend und wenig effektiv.
Auswirkungen übermäßiger Informationen
Das übermäßige Angebot an Informationen kann so schnell zur Belastung werden, dabei wächst der Druck auch immer die für ich und das Unternehmen wichtigsten Informationen nicht zu verpassen. Die tagtägliche Informationsflut bewältigen zu müssen kann sich auch auf das Gemüt auswirken. Sinkende Produktivität, Gereiztheit, Hypersensibilität oder im Gegensatz dazu Abstumpfung sind die Folgen daraus.
Wie Sie der Informationsflut Tag für Tag Herr werden
Die Ersten Schritte: Simpel aber effizient! Wichtig ist es sich bewusst zu machen, was brauche ich und was nicht? Daher ist sowohl analog als auch digital der Papierkorb äußerst nützlich. Konsequentes aussortieren kann ein wichtiger erster Schritt sein, um die Zeit auf der Arbeit effektiver zu nutzen. Entscheiden Sie sich: Welcher Newsletter hat mir in der Vergangenheit tatsächlich genützt? Welchen versuche ich Woche für Woche zu ignorieren? Welcher Kontakt ist wichtig und welche Posts haben in letzter Zeit gar nicht mehr meine Zustimmung gefunden? Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, aber auch eine klare Grenze zwischen beruflich und privat zu ziehen schafft deutliche Erleichterung in den ersten Schritten.
Emails und Social Media: Tagtäglich steigt die Anzahl der Social Media Posts, das gleiche gilt für Anzahl der versendeten und empfangenen Emails weltweit. Struktur hilft nicht nur im Alltag, sie tut auch online gut. Lassen Sie die eingehenden Emails sich selbst sortieren, indem Erstellen Sie daher in ihrem E-Mail-Postfach Ordner für jede Thematik, beispielsweise Newsletter, Important, Kunden, Intern und Privat erstellen. Klingt nicht nur einfach, ist es auch. In den „Regeln“ von Outlook oder unter „Einstellungen“ bei anderen Mailanbietern lässt sich die Zuordnung schnell und einfach einstellen, sodass das tagtägliche Sichten der zahllos eintreffenden Nachrichten im Postfach der Vergangenheit angehören und sich von allein erledigt.
Doch nicht nur im E-Mail-Postfach lässt sich durch mehr Struktur effizienter arbeiten. Ähnlich verhält es sich auch in der Social Media Welt. Wer kennt es nicht? Schnell verliert man sich und schweift ab, beim Durchscrollen der neusten Posts. Daher ist es auch hier hilfreich Listen anzulegen, denen Personen und relevante Themen zugeordnet werden können. Die Listen und thematische Ordnung sind außerdem sinnvoll, da der Nutzer nicht durch die Algorithmen von Facebook beispielsweise nicht alle Posts, sondern eine Vorauswahl präsentieren.
Zeitmanagement ist Alles! Multitasking ist zwar in aller Munde, dennoch, nicht jeder ist dafür gemacht. Dies ist jedoch nicht unbedingt ein Nachteil, denn mit dem richtigen Zeitmanagement lässt sich ebenfalls viel erreichen. Ähnlich wie Sie ihre eingehenden Nachrichten sortieren, strukturieren Sie auch Ihren persönlichen Arbeitsablauf. Nehmen Sie sich eine bestimmte Zeitspanne, in der Sie sich gut konzentrieren können, um sich fokussiert den Informationen zu widmen. Diese Zeitspanne nutzen Sie am besten indem Sie Ihrem Umfeld mitteilen, dass Sie in dieser Zeit für alles weitere nicht erreichbar sind. Seien Sie konsequent und diszipliniert mit sich selbst und führen Sie ein Thema konzentriert bis zum Ende, bevor Sie sich mit der nächsten Thematik befassen. Entscheidungen lassen sich dabei häufig schon nach dem ersten Lesen treffen. Überlegen Sie daher schon nach einmal Lesen welche Bedeutung und welchen Mehrwert die Information für Sie hat und entscheiden Sie im Zuge dessen auch gleich, was mit dieser Information geschehen soll.
Die digitale Welt, Social Media und Kommunikation nimmt Tag für Tag zu. Die Anzahl der Informationen wird sich nicht reduzieren und unausweichlich weiterwachsen. Ein gesunder Umgang ist daher besonders wichtig, um dauerhaft einen Mehrwert aus den zahlreichen Informationen zu gewinnen und nicht dadurch begrenzt zu werden.